Abschreibung gebrauchter Büromöbel

Wenn Sie Wirtschaftsgüter für Ihr Unternehmen kaufen, müssen Sie diese mit ihrem Anschaffungswert, sowie den Anschaffungsnebenkosten und eventuellen weiteren, mit dem Gegenstand in Verbindung stehenden Kosten im Anlagevermögen aktivieren. Dies gilt für neue und gebrauchte Gegenstände.
Erst einmal verringert sich das Vermögen des Unternehmens nicht, da das Wirtschaftsgut an die Stelle des Bankguthabens oder Kassenbestandes tritt.
Handelt es sich jedoch um einen abnutzbaren Gegenstand, der über seine Nutzungsdauer durch den Gebrauch an Wert verliert, soll sich dieser Wertverlust und damit die Vermögensverringerung in der Absetzung für Abnutzung (AfA) widerspiegeln. Diese Wertminderung mindert die zu versteuernden Einkünfte des Unternehmens oder Unternehmers.
Büromöbel zählen in der Regel zu abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsgütern. Die Anschaffungs-/Herstellungskosten werden steuerlich - meist linear, also in gleichen Jahresbeträgen - über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt (Absetzung für Abnutzung, AfA). Maßstab ist hier die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

Wichtig: Zu den Anschaffungskosten gehören regelmäßig auch Anschaffungsnebenkosten (z. B. Transport) sowie – je nach Zusammenhang – nachträgliche Anschaffungskosten (z. B. Erweiterungen, die das Möbelstück wirtschaftlich „vervollständigen“).

Als allgemein anerkannter Richtwert wird häufig die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums (BMF) herangezogen. Für Büromöbel sieht die „Allgemeine AfA-Tabelle“ eine Nutzungsdauer von 13 Jahren vor, sofern keine kürzere (oder längere) Nutzungsdauer im Einzelfall plausibel ist.

Bei gebrauchten Wirtschaftsgütern kann die tatsächliche (Rest-)Nutzungsdauer kürzer sein als bei Neuware. Eine Abweichung von Tabellenwerten ist grundsätzlich möglich, wenn sie sachlich begründet ist (z. B. Zustand, intensive Vorbenutzung, technische/ wirtschaftliche Abnutzung).

Wichtig: „Gebraucht gekauft“ allein bedingt noch keine automatische Verkürzung der Abschreibungsdauer. – entscheidend ist, welche Nutzungsdauer für Ihren Betrieb realistisch noch zu erwarten ist. Hier kann Ihnen Ihr Steuerberater bezogen auf Ihren individuellen Fall weiterhelfen. 

Gerade bei gebrauchten Büromöbeln ist häufig nicht die Restnutzungsdauer relevant, sondern die Absetzung als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) aufgrund ihrer gegenüber Neumöbeln geringeren Anschaffungkosten.
Gesamtanschaffungskosten bis 800 € (ohne Umsatzsteuer, wenn vorsteuerabzugsberechtigt) können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgezogen werden – wenn das Wirtschaftsgut selbständig nutzbar ist.

Praxis-Hinweis: Ob etwas „selbstständig nutzbar“ ist, hängt am Einzelfall. Ein einzelner Stuhl oder ein einzelner Tisch ist das häufig; Kritischer wird es bei Zubehör/Modulen/Erweiterungen, die eventuell nur zusammen mit einem anderen Wirtschaftsgut sinnvoll nutzbar sind.

Neben GWG gibt es die Option eines Sammelpostens:
Statt des GWG-Sofortabzug können Wirtschaftsgüter im Wert 250 € bis 1.000 € netto in einen Sammelposten eingestellt und gleichmäßig über 5 Jahre mit jährlich 1/5 der Anschaffungskosten abgeschrieben werden (pauschal, unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer).
Bis 250 € Anschaffungskosten erfolgt bei diesem Wahlrecht ein Sofortabzug in voller Höhe.

Dokumentation/Verzeichnis
Für bestimmte Fälle (u. a. bei GWG) sieht das Gesetz ein laufendes Verzeichnis vor bzw. alternativ müssen die Angaben aus der Buchführung eindeutig ersichtlich sein.

Wichtig: Der Sammelposten ist ein Jahres-Wahlrecht / eine Gestaltungsentscheidung, die zur Buchführung/Steuerstrategie passen muss, weil sie für alle betroffenen Anschaffungen des Jahres einheitlich gilt. Sie sollten deshalb unbedingt Ihren Steuerberater in Bezug auf Ihre individuelle Situation kontaktieren.

Lineare AfA (klassisch)
Die lineare AfA verteilt die Anschaffungskosten gleichmäßig über die Nutzungsdauer (z. B. 13 Jahre als Richtwert bei Büromöbeln).

Degressive AfA
Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die nach dem 30.06.2025 und vor dem 01.01.2028 angeschafft oder hergestellt werden, kann im Wirtschaftsjahr, in dem die AfA erstmalig zu berücksichtigen ist, statt linearer AfA eine degressive AfA gewählt werden (Option). Der Satz beträgt höchstens den dreifachen linearen Abschreibungssatz maximal 30 % (zusätzlich gelten weitere Grenzen im Gesetz).
Ob das im Einzelfall sinnvoll ist (z. B. im Vergleich zu GWG/Sammelposten/linear), hängt von der Gewinnsituation und Investitionsstruktur Ihres Unternehmens ab.
Degressive AfA kann auch bei höherpreisigen gebrauchten Büromöbeln interessant sein, wenn Sie eine schnellere steuerliche Entlastung in den ersten Jahren wünschen. Auch hier gilt die Einzelfallrechnung durch Ihren Steuerberater.

Beispiel 1 – Kauf eines neuen Tisches:

Der Tisch kostet Sie 892,50 Euro brutto (inkl. 19% USt.) Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, können Sie als Anschaffungspreis den Bruttopreis abzüglich der gültigen Umsatzsteuer (hier 750,00 Euro) ansetzen. Wenn Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind, setzen Sie den Bruttopreis von 892,50 Euro an. Wir gehen hier im Weiteren davon aus, dass Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und rechnen mit dem Nettopreis von 750,00 Euro.
Sie bekommen zudem vom Händler 3% Skonto, weil Sie den Tisch vorweg bezahlt haben.
Der Versand des Tisches an Ihr Unternehmen (Anschaffungsnebenkosten) kostet sie zudem 75,00 Euro netto.

Sie zahlen somit:

Ist die 800,00 Euro GWG-Grenze überschritten, erfolgt regelmäßig eine AfA über die Nutzungsdauer (häufig 13 Jahre nach AfA-Tabelle).
In unserer Beispielrechnung teilen Sie die Anschaffungskosten i.H.v. 802,50 Euro durch die Nutzungsdauer von 13 Jahren und erhalten so einen jährlichen Abschreibungswert von 61,73 Euro für Ihren gerade gekauften Tisch.

Beispiel 2 – Kauf eines gebrauchten Tisches:

Die oben dargestellte Rechnung sieht bei gebrauchten Büromöbeln komplett anders aus und gibt Ihnen noch Spielraum für deutlich weniger Geld eine Tischerweiterung dazuzukaufen. 

Sie zahlen somit:

Nicht nur, dass Sie mit dem Kauf gebrauchter Büromöbel erheblich Geld sparen, wie die beiden vorangegangenen Rechnungen zeigen. Sie haben mit gebrauchten Büromöbeln aufgrund der wesentlich geringeren Werte die Möglichkeit, diese als GWG direkt in voller Höhe im Anschaffungsjahr abzuschreiben. 

Und selbst wenn Sie über die Bemessungshöhen geringwertiger Wirtschaftsgüter geraten sollten: Da bei gebrauchten Büromöbeln in den meisten Fällen nicht mehr von der vollen Nutzungsdauer von 13 Jahren auszugehen ist, sondern stattdessen die voraussichtliche Restnutzungsdauer anzusetzen ist könen Sie diese schneller als Neumöbel abschreiben.

1. Netto oder brutto? Für GWG-Grenzen zählt grundsätzlich der Betrag ohne enthaltene Vorsteuer, wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind.
2. Selbständig nutzbares Wirtschaftsgut? Ja → GWG eher möglich. Nein → meist kein GWG.
3. Jahresstrategie festlegen: GWG-Sofortabzug oder Sammelposten? (Sammelposten muss für das Jahr einheitlich angewendet werden.)
4. Restnutzungsdauer bei „gebraucht“ plausibel begründen: Zustand, Vorbenutzung, Einsatzintensität – Abweichungen vom Tabellenwert müssen nachvollziehbar sein.
5. Zeitanteilige AfA im Anschaffungsjahr beachten, wenn Sie nicht sofort abziehen.
6. Bei größeren Anschaffungen prüfen, ob degressive AfA sinnvoll ist.